Gestion des achats : quel logiciel utiliser ?

En raison de la numérisation sans cesse croissante du monde actuel, toute entreprise voulant se développer se doit de recourir à des solutions digitales. Parmi ces dernières se trouvent les logiciels de gestion d’achats. Ces outils consignent les informations relatives aux processus d’approvisionnement au sein de votre organisation. Toutefois, en raison de leur multitude, il est souvent difficile de faire un choix. Quel logiciel de gestion d’achat faut-il alors utiliser ? Pour le savoir, lisez cet extrait.

Pour quel logiciel de gestion des achats opter ?

Au moment de choisir un logiciel pour la gestion des achats, la taille et les activités de votre structure seront très importantes. En effet, à l’image d’un outil comme Mon Intranet, il doit pouvoir répondre à des besoins qui vous sont spécifiques. De plus, les fonctionnalités supplémentaires dont il dispose seront à surveiller. Ainsi, il faudra vérifier qu’il dispose d’une version mobile ou si une connexion internet est indispensable à son fonctionnement.

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Par ailleurs, le logiciel que vous devrez utiliser se doit d’être accessible dans la zone où vous exercez. Pour cela, il faudra vous informer sur les pays qu’il accepte avant de vous en servir. Car, il peut arriver que certains programmes ne fonctionnent que dans des régions bien ciblées. Aussi, il sera nécessaire de connaître le tarif du logiciel pour savoir s’il est compatible avec votre budget digitalisation. À cet effet, il est recommandé d’explorer toutes les offres du marché avant de vous décider.

En outre, l’ergonomie et la facilité d’utilisation du logiciel doivent vous orienter dans votre choix. De cette manière, il sera plus facile de procéder à diverses tâches. Contrôle du budget, suivi des activités ou encore traitement des factures et commandes. Votre processus de gestion des achats s’en retrouvera plus optimisé.

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Les fonctionnalités clés d'un bon logiciel de gestion des achats

Un logiciel de gestion des achats performant se doit d’être doté de plusieurs fonctionnalités essentielles pour une prise en charge optimale des activités. La première est celle relative à la gestion du cycle d’achat qui consiste à superviser toutes les étapes du processus, notamment la commande, la réception et l’inventaire. Cette fonctionnalité permet un suivi rigoureux et complet de votre approvisionnement en marchandises ou services.

La deuxième fonctionnalité clé concerne le traitement automatisé des factures fournisseurs. Elle constitue l’une des tâches les plus chronophages dans le processus administratif interne de chaque entreprise. Avec cette option intégrée au système, il sera possible de gérer aisément l’ensemble des factures entrantes afin d’améliorer considérablement la fluidité administrative.

Certainement, vous aurez aussi besoin d’une solution capable de centraliser toutes vos informations liées aux fournisseurs et clients avec lesquels vous travaillez habituellement. Cela va inclure leurs coordonnées ainsi que leur historique commercial avec votre organisation. Donc, une troisième fonctionnalité qui devrait être disponible sur tout bon logiciel est celle qui offre une vision globale instantanée sur tous ces aspects précédemment cités.

D’autre part, un outil intéressant serait celui disposant d’un module analytique poussé pour aider à prévenir toute dépense inutile ou potentielle perte financière résultant des pratiques invalidantes telles que la fraude fiscale ou même un contrat non rempli par exemple.

Comment choisir le logiciel de gestion des achats adapté à votre entreprise ?

Maintenant que vous savez quelles sont les fonctionnalités indispensables pour votre logiciel de gestion des achats, pensez à bien conseiller les entreprises plus modestement financées.

Une fois cela effectué et que vous avez restreint votre liste potentielle de logiciels correspondant aux critères susmentionnés en termes du cycle d'achat ou du traitement automatisé des factures fournisseurs, entre autres options pertinentes pour l'entreprise considérée, pensez à bien prendre en compte certaines questions additionnelles :

• L'interface utilisateur est-elle simple et intuitive ? Le personnel aura-t-il besoin d'une formation préalable avant utilisation ?

• Le support clientèle disponible 24h/24h tous les jours constitue-t-il une priorité primordiale ?

• Est-ce que le produit dispose des fonctionnalités supplémentaires telles qu'un module analytique poussé mentionné précédemment ?

Il ne fait aucun doute que ces éléments doivent être pris en compte pour vous aider à faire le meilleur choix possible. Effectivement, chaque entreprise a des besoins spécifiques qui doivent être satisfaits par un logiciel de gestion des achats adapté.

Investir dans un logiciel de gestion des achats peut se révéler d'une grande utilité et productivité pour votre entreprise. Pensez à bien prendre le temps nécessaire pour évaluer vos besoins internes avant de choisir une solution pertinente sur ce marché compétitif.

Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des achats

Avec la croissance rapide des entreprises et l'augmentation de leurs dépenses liées à l'achat, il devient plus important que jamais pour elles de mettre en place une solution efficace pour gérer leur processus d'achat. Un logiciel de gestion des achats peut aider les organisations à rationaliser leur processus d'achat, réduire les coûts et améliorer leur productivité.

Voici quelques-uns des avantages clés offerts par l'utilisation d'un logiciel de gestion des achats.

Rationalisation du processus d'achats

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises choisissent un logiciel spécifique est la simplification et la standardisation du cycle d’achat. Le logiciel établit une plateforme commune qui permet aux parties prenantes impliquées dans le processus de travailler ensemble sans faille.

Gestion centralisée du fournisseur

Au lieu de passer par plusieurs intervenants tout au long du processus • passant généralement par courrier électronique ou téléphone • votre organisation peut utiliser le même système avancé pour communiquer avec les fournisseurs. Cela permet aussi aux employés concernés (acheteurs) et responsables financiers (comptabilité, finance) de disposer facilement tous deux accès aux mêmes informations détaillées sur chaque achat effectué.

Réduction des coûts associés au traitement manuel des commandes et factures fournisseurs

Lorsque les processus d'achat sont effectués manuellement, il est courant que des erreurs se produisent. Ces erreurs peuvent entraîner des coûts supplémentaires pour l'entreprise sous la forme de factures erronées et de temps perdu à essayer de corriger ces erreurs. En utilisant un logiciel de gestion des achats, les entreprises peuvent réduire le risque d'erreurs tout en optimisant leur flux administratif.

Gestion améliorée du budget

Avec un logiciel de gestion des achats, vous pouvez facilement suivre tous vos paiements et dépenses en temps réel, ce qui simplifie aussi la tâche comptable et financière. Les employés responsables du contrôle budgétaire ont une vue précise sur toutes les transactions liées aux achats, permettant ainsi une meilleure prise de décision avec moins d'hésitation ou d’erreur.

C'est pourquoi un logiciel dédié peut être particulièrement utile si votre entreprise gère plusieurs projets simultanément ou travaille avec plusieurs clients • cela permettra à votre équipe financière et opérationnelle de travailler plus efficacement ensemble.

Les critères à prendre en compte pour évaluer les différentes solutions de gestion des achats disponibles sur le marché

Maintenant que vous savez pourquoi il faut une gestion des achats, comment pouvez-vous choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise ?

Voici quelques critères importants à prendre en compte pour évaluer les différentes solutions de gestion des achats disponibles sur le marché.

Souplesse et évolutivité du logiciel

Il faut choisir votre logiciel de gestion des achats. Il doit s'intégrer facilement avec vos autres outils actuels (logiciels comptables, ERP etc.) pour une expérience utilisateur fluide et sans interruption.

Solution en mode SaaS ou On Premise

Il existe deux types de solutions : le cloud ou 'mode SaaS' qui propose un abonnement mensuel sans investissement initial. Le mode On-premise quant à lui va demander un investissement initial pour acheter les licences. Si vous êtes prêt à faire cet investissement initial, vous aurez plus de contrôle sur vos données mais aussi une solution mieux adaptée au sein d'un environnement spécifique.

Le marché offre aujourd'hui plusieurs options pour les solutions logicielles destinées à la gestion des achats, chacune offrant ses propres avantages et inconvénients. Prendre le temps de réfléchir aux besoins spécifiques de votre entreprise peut aider votre équipe dirigeante dans sa prise de décision vers le meilleur logiciel selon leurs attentes communes.